【03】关于档案页码标注

关于页码，大家司空见惯，潜意识里会觉得档案页码标注是一件再简单不过的事儿。

其实不然，真正做起来，我们会发现自己原来是眼高手低了：眼睛看到的书本或材料上的页码，和自己动手标注档案页码，真的不是一回事！

(资料图)

实际工作中，我们常常会在页码标注方面遇到一些比较困惑、不知从何下手的情形。比如：

到底用不用标页码？如果公司没有要求，是不是可以省去这个麻烦，不用标页码？

用什么样的工具标注页码？铅笔、钢笔（蓝色、黑色、红色？）、打码器、喷码机？

页码标注在什么位置？页面上、下、左、右、中？

从哪里作为起始页开始标注页码？正文、审批页、封面页？

页码标至哪页为末页？正文结束、一件/卷文件的最后页、同类文件的终止页？

诸如此类，等等。

但是，以上问题的罗列是不是仍不足以让作为看官的我们感同身受，仍然觉得这都不是事儿？

而从一个十数年档案一线搬砖人的角度，却深有感触。

比如一再强调要用铅笔标页码，可是就有伙伴拿起签字笔就写上去；比如再而强调如果归档文件正反面都有内容，双面都要标页码，可是就有同伴只标一面，另一面空白；比如进而强调要从组件/卷后文件的首页标起，可是就有档伴只从正文开始标注。

在此，我们从日常工作中总结出企业档案页码标注的三个注意事项，以资共鉴。

1、用于标注页码的工具，其材质首推2B铅笔。

因铅笔的可擦除性，用于标注档案页码，一方面可以保护档案，不改变其原貌；另一方面便于更改，可避免编写页码时因手误多翻页、漏标码，或者换页、插页时无法弥补和操作的尴尬。

由此，相对于打码器、喷码机及其它材质书写笔而言，除标准规定、特殊要求使用特定标码工具外，用铅笔来标注档案页码是企业里一种比较理想的选择。

2、页码标注的位置，最好在非装订线一侧的下角。

通常的纸质档案规格是A4纸大小，其装订线在文件正面左侧。因此，这里所说的“非装订线一侧下角”，是指档案文件正面的右下角，背面的左下角。特殊情况除外。

为什么要标在这个位置呢？上下左右任何一个页边的任何一个位置不是也可以吗？

这个注意事项的提法，一是为了统一标准，便于企业各分支机构、各部门共同执行，以免各处标注、杂乱无章的现象；二是基于我们日常翻阅文件的习惯，一般是从非装订线一侧的下角翻开，页码标注在这个位置，便于一目了然的识别。

3、页码标注的始末页，要从组件/卷后每一件/卷的首页开始，至每一件/卷的最后一页止。

对于只有正文、直接成档的“裸档”或“裸件”，档案文件的首、末页可作为页码标注的起、止页。如果文件本身自带有打印页码，也可以直接采用，不必再重复标注。

而对于按件或卷组成的档案文件，比如除正文外，还有申请、批复、必要附件等内容，按一定顺序排列组合而成的档案，每一件/卷档案作为一个整体，页码标注以件/卷的首页为起始页，末页为终止页。

拿上例来说，可按“批复-正文-申请-附件”的顺序进行组件，组件后的档案，批复的首页即为该件档案的第一页，附件的末页为该件档案的最后一页。

“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。看似简单、琐碎的档案页码标注工作，其实也不是所有人都可以信手拈来、一挥而就的。尤其是对于档案新人来说，需要在工作过程中了解、学习、探索，找到适合自己、顺应企业且不违背档案管理原则和标准的工作方法和技巧。

谨以此文，引档案同伴共同探讨、一起进步。不当之处，欢迎指正。

2022年2月9日于郑州

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